マンションの理事会に参加していて、こんな経験はありませんか。

  • 理事長がずっと話し続けている
  • 議題は多いのに、何が決まったのか分からない
  • 雑談と審議の境界が曖昧
  • 会議時間だけが長くなっていく

実はこれ、珍しい話ではありません。
多くのマンション理事会は「進め方の型」を持たないまま運営されています。

一方で、行政委員会や公的団体の理事会には、長年磨かれてきた“型”があります。
この記事では、その公的会議の考え方をベースに、

  • 理事会がうまく回らない本当の理由
  • 採用すべき次第（進行テンプレ）
  • 小委員会の正しい使い方

をまとめます。

なぜマンション理事会は迷走しやすいのか

最大の原因はこれです。

「理事長＝一番話す人」になっている

本来、理事長の役割は

  • 議題を整理する
  • 発言の順番を管理する
  • 結論をまとめる

という“進行役”です。

しかし現場では、

  • 経緯説明
  • 自分の意見
  • 過去の出来事
  • 将来の構想

をすべて理事長が抱え込んでしまい、結果として「理事長独演会」になります。

これでは他の理事が考える余地がなくなり、会議は単なる報告会になります。

公的機関の会議が静かに進む理由

行政や公的法人の会議には、共通した鉄則があります。

それは

事実 → 論点 → 意見 → 結論

という順番を絶対に崩さないことです。

ここで重要なのは、

  • 説明と意見を分ける
  • 会長（理事長）は原則最後に話す
  • 採決と報告を明確に分離する

という点です。

これにより、

  • 脱線しない
  • 誰が決めたか明確
  • 議事録が書きやすい

という状態が自然に作られます。

マンション理事会に最適な次第テンプレ

実務上、最も使いやすい形は以下です。

理事会おすすめ次第（60〜90分）

  1. 開会・定足数確認
  2. 前回議事録承認
  3. 審議事項
    　① 議題説明（事実のみ）
    　② 質疑
    　③ 意見交換（理事長は最後）
    　④ 採決または方向性確認
  4. 報告事項（決めない話）
  5. 次回宿題と日程確認
  6. 閉会

この構成のポイントは、

  • 「審議」と「報告」を分けていること
  • 議題ごとに必ず結論を整理すること
  • 最後に“誰が何をするか”を確認すること

です。

これだけで、会議の密度は大きく変わります。

細かい話は「小委員会」に切り出す

もう一つ重要なのが、小委員会の活用です。

理事会でありがちな失敗は、

  • 仕様の細部
  • 金額の比較
  • 運用ルールの枝葉

を全員で延々と議論してしまうこと。

公的組織では、こうしたテーマは必ず下部組織（小委員会）に切り出します。

小委員会の役割は

  • 論点整理
  • 選択肢作成
  • メリット・デメリット整理

まで。

決定権は持たず、理事会に「案」として戻します。

名称を「小委員会」とすることで、

  • 理事会の下部組織である
  • 検討機関であり決定機関ではない

という位置づけが自然に伝わります。

これは「スモールミーティング」などより、はるかに公的で誤解が生まれにくい呼び方です。

理事長に伝えてほしい一番大事なこと

もし理事長に一言伝えるなら、これです。

理事会は話す場ではなく、決める場です。
理事長は一番詳しい人ではなく、一番整理する人でいてください。

この意識が入るだけで、会議は別物になります。

まとめ

マンション理事会が機能しない原因の多くは「人」ではなく「構造」です。

  • 次第がない
  • 役割が曖昧
  • 小委員会を使っていない

これらを公的機関型に近づけるだけで、

  • 会議時間は短くなり
  • 決定事項は明確になり
  • 理事の参加意識も上がります

理事会は、特別なスキルがなくても改善できます。
必要なのは、正しい型を導入することだけです。

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